De flesta förändringar är i allmänhet svåra att hantera, men att lyckas med agila omställningar har visat sig vara en stor utmaning för de flesta organisationer och team. En av orsakerna är att agila omställningar ofta medför förändringar i organisationen, arbetsmetoderna och kulturen samtidigt! Det ställer stora krav på alla medarbetare, eftersom de både påverkas av förändringen och samtidigt är med och genomför den. Detta ökar risken för misslyckande, och förändringar som genomförs på fel sätt gör att människor blir förvirrade, frustrerade och demotiverade.
För att underlätta arbetet presenterar vi här några av de vanligaste fallgroparna som vi ser att människor hamnar i, och som vi rekommenderar att man undviker.
Ledningen för företaget eller organisationen har beslutat att agilt är det senaste modet och nu måste alla bli agila! Beslut fattas om att en viss metod ska införas i hela organisationen. Det sker ofta helt utan att medarbetarna involveras, varken i beslutet och/eller i valet av metod, och även utan att man kommunicerar syftet med omställningen och vad som är i fokus. Kulturen nämns i förbigående – om ens alls. När metoden är fullt implementerad följer ledningen upp, bockar av det agila i listan, klappar sig själva på axeln och klassificerar ”projektet” som framgångsrikt.
Denna typ av förändring leder sällan till något som ligger i linje med de agila principerna och resulterar oftast i att man efter ett tag backar från de agila arbetsmetoderna och säger att man arbetar ”agile-ish” eller ”agile-inspirerat”. Istället är det bättre att förklara varför man behöver en förändring och vilka målen är. Och att involvera teamen både i valet av metod och i anpassningen av den efter deras behov. Alla behöver inte göra det på samma sätt, så länge alla drar åt samma håll. Ledarnas roll i detta är att bli ledare, agera som möjliggörare och skapa rätt förutsättningar för att teamen ska lyckas nå målen.
En stor del av den agila kulturen handlar om att teamen ska vara självständiga och ha befogenhet att fatta beslut om produkten. Tyvärr är det sällan så. Cheferna vill ofta fortsätta att fatta beslut om produkten och tekniken, istället för att överlåta ansvaret till teamen och låta dem sköta sitt arbete. Av gammal vana fokuserar man på detaljer kring lösningar, leveranser och slutprodukten, eftersom man oftast har erfarenhet inom dessa områden. Detta leder till detaljstyrning, långdragna beslutsprocesser, byråkratiskt tänkande och, i extrema fall, även politiska intriger inom organisationen. Orsaken är att cheferna fortsätter att agera som chefer istället för att anamma det tjänande ledarskapet som är en viktig del av den agila kulturen.
Detta beror främst på att väldigt få agila metoder tar upp hur ledarskapet bör fungera i en agil miljö, och du fortsätter med samma ledarstil som du alltid har haft. Det finns få organisationer som, redan före en agil omställning, har arbetat med tjänande ledarskap där du som ledare i företaget fungerar som en möjliggörare för teamen, med fokus på att både individer och team ska nå sin fulla potential. Istället fortsätter ledarna att sträva efter kontroll istället för att nöja sig med att ”bara” hålla koll på situationen.
Det är vanligt att kritik och klagomål mot arbetsmetoder, beslut, ledarskap eller den övergripande kulturen tystas ner, hämmas eller på annat sätt inte tas på allvar. En av de fyra punkterna inom Modern Agile handlar om att göra trygghet till en förutsättning för alla. Trygghet kan ta sig olika uttryck, men psykologisk trygghet är en avgörande faktor för välbefinnande, engagemang och produktivitet på arbetsplatsen. Om man alltför ofta tystar kritik och missnöje leder det också till att engagemanget för förbättringar upphör. Därför är det viktigt att ta itu med missnöjet och samarbeta för att hitta lösningar. Ta tag i problemen, synliggör dem och ta hjälp av de berörda för att hitta lösningar och en väg framåt.
En storlek passar inte alla – ett mantra som jag ständigt upprepar i mitt arbete. Det finns inga arbetssätt som är perfekt anpassade till alla arbetssituationer, organisationer eller team ”direkt ur lådan”. Tyvärr förstår många inte detta, så istället för att anpassa metoden efter behoven tvingas metoder på – ofta fel metod – och allt och alla måste anpassa sig. Allt fokus ligger på att implementera metoden, man sätter upp felaktiga mål för förändringen och definierar felaktiga mätvärden eller KPI:er. Detta leder till planer som ändå måste omarbetas, slösad tid på tidsuppskattningar och fokus på detaljer som inte skapar värde för produkten eller teamet. Istället för det som skapar värde eller förbättrar leveransförmågan. Att införa Scrum ”enligt regelboken” och slaviskt mäta velocity, finjustera processen mot högre velocity och sedan jämföra velocity mellan teamen är ett skolexempel på vad man INTE ska göra för att lyckas med sin agila omställning.
Många pratar om vilka agila metoder man använder, men väldigt få om vilka beteenden man främjar eller vilken kultur man odlar. Det finns inga metoder som i sig leder till att man blir agil, men rätt metoder kan skapa förutsättningar för agilitet. Fokusera på vad du vill uppnå med agilitet snarare än vilken metod du ska använda. Det är fullt möjligt att vara agil utan att följa en enda process eller metod. Allt handlar om tankesätt. Utan ett agilt tankesätt, rätt kultur och öppenhet för idéer och förändring kommer en organisation aldrig att bli agil. Istället kommer främjandet av rätt beteenden och en kultur som möjliggör kontinuerlig förbättring – med fokus på att skapa värde, samarbete, öppenhet och transparens – att göra att vilken arbetsmetod du än väljer till slut kommer att fungera riktigt bra – så länge du ger det tid!
Man arbetar inte agilt, man är agil.
Hitta de rätta beteendeförändringarna som för dig närmare de agila målen och se till att dessa beteenden blir vanor. Förändring tar tid. Var tålmodig och förstå att det är en kontinuerlig resa. Som ledare i en organisation – fokusera på att ha koll på vad som händer, inte på att behålla kontrollen. Tänk på kontinuerlig förbättring så kommer du att lyckas oavsett arbetssätt. Lycka till med din agila omställning!